List do sponsora

Konferencja Wikimania 2010 w Gdańsku — 9,10,11 lipca 2010 r.

Szanowni Państwo! (zamienić na konkretne nazwisko, jak znane)

Wikipedia to największa w historii ludzkości encyklopedia, tworzona przez wolontariuszy w ponad 200 językach, mająca łącznie ponad 10 milionów artykułów i około 4 milionów zdjęć, dostępna w całości za darmo w Internecie.

Wikimania to doroczna ogólnoświatowa konferencja użytkowników, administratorów, programistów i osób w inny sposób związanych z serwisami internetowymi, prowadzonymi w trybie wiki, organizowana przez amerykańską Wikimedia Foundation, zajmującą się na co dzień utrzymaniem infrastruktury Wikipedii i projektów z nią stowarzyszonych. Wikimania gromadzi rokrocznie ok. 1000 uczestników z całego świata - zarówno entuzjastów Internetu, jak i ludzi ze świata nauki oraz biznesu. Zgodnie z tradycją konferencja ta odbywa się co roku w innym miejscu na świecie. W 2005 był to Frankfurt nad Menem, w 2006 - Uniwersytet Harvarda, w 2007 - Taipei, w 2008 - Bibliotheca Alexandrina w Kairze. W roku 2009 konferencja odbędzie się w Buenos Aires.

Uważamy, że Gdańsk może zostać miastem goszczącym konferencję Wikimania w 2010. W tym celu powołaliśmy komitet organizacyjny Wikimanii 2010 w Gdańsku, działający z pełnym wsparciem Stowarzyszenia Wikimedia Polska, będącego polskim partnerem Wikimedia Foundation. Uzyskaliśmy również poparcie lokalnych władz. Prezydent Gdańska, Paweł Adamowicz, objął konferencję honorowym patronatem.

O miejscu odbywania się konferencji decyduje w głosowaniu zespół jurorów związanych z Wikimedia Foundation, działając na podstawie ofert składanych przez komitety organizacyjne z całego świata. Jednym z ważniejszych kryteriów branym pod rozwagę podczas oceny kandydatur jest liczba lokalnych sponsorów gotowych wesprzeć wydarzenie, ponieważ Wikimedia Foundation pragnie maksymalnie obniżyć koszty ponoszone przez uczestników, tworzących projekty Wikimedia jako ochotnicy.

Podobnie jak w przypadku wielu imprez o wymiarze ogólnoświatowym, naszym celem jest także przedstawienie Polski i Gdańska jako miejsca, w którym mogą odbywać się liczące imprezy.

• Uważamy, że w Polsce organizuje się zbyt mało światowych zjazdów i konferencji. Mamy nadzieję, że Euro 2012 i konferencje takie jak Wikimania pozwolą na wpisanie naszego kraju na stałe do kalendarza światowych imprez.
• Wikimania jest wyśmienitą okazją do prezentacji firmy na rynkach światowych, zważywszy na udział przedstawicieli środowiska Wikimediów oraz high tech z całego świata, w tym ludzi nauki i biznesu.
• Wikipedia jest powszechnie znanym serwisem internetowym, będącym źródłem ogólnej i specjalistycznej wiedzy dla szerokiego kręgu osób. To wydarzenie corocznie opisywane jest szeroko przez media z całego świata.
• Możliwość organizacji konferencji spotkała się już z dużym zainteresowaniem mediów w Polsce.

Dlatego zwracamy się do Państwa (Pana/Pani X) z prośbą o rozważenie propozycji zostania oficjalnym sponsorem Konferencji Wikimania 2010.

Sponsorzy Wikimanii w zamian za oferowane wsparcie finansowe lub rzeczowe mogą uzyskać:

• umieszczenie swojego logo we wszystkich materiałach konferencyjnych i na oficjalnej stronie WWW konferencji (odwiedzanej przez ok. 5 milionów osób rocznie), a także na identyfikatorach, które będą nosili uczestnicy konferencji;
• umieszczenie banerów reklamowych na salach obrad i przed wejściem na konferencję;
• dodanie swoich folderów lub gadżetów reklamowych do materiałów wręczanych uczestnikom konferencji;
• wzmianki o fakcie sponsoringu w przekazach medialnych przed, w trakcie i po konferencji;
• inne, możliwe do uzgodnienia z organizatorami konferencji formy promocji.

Państwa sponsoring może mieć zarówno charakter ogólny, czyli polegać na przekazaniu określonej sumy pieniędzy (trzeba napisać od jakich kwot rozmawiamy), może też przybrać formę pomocy rzeczowej przy organizacji konferencji (określić, co ew. potrzebne, dostosowane do tego co firma może zaoferować - np. catering, dostęp do sieci, udostępnienie komputerów dyżurnych, usługi transportowe, ochronę itd.), lub ufundowanie grantów na opłacenie kosztów podróży i pobytu na konferencji wybranym, wartościowym osobom.

Pierwszym etapem naszej współpracy byłoby podpisanie listu intencyjnego, wyrażającego wolę określonego wsparcia, gdy Gdańsk zostanie wybrany na miejsce kolejnej Wikimanii.

Z poważaniem,

......