ToDo

Konferencja Wikimania 2010 w Gdańsku — 9,10,11 lipca 2010 r.

  • ustalenie składu teamów i zakresu obowiązków
  • utworzenie roboczej podstrony z timeline

Spis treści

Team organizacyjny

  1. ustalenie docelowej liczby uczestników i ich statusu
  2. prowadzenie i aktualizowanie listy uczestników wraz z danymi kontaktowymi, przygotowanie systemu rejestracji na konferencję
  3. catering – wybór firmy, menu, dokładna cena, ustalenie liczby i zakresu obsługiwanych imprez
    1. Wybór dostawców (jednego lub wielu): sprawdzenie dostawców
    2. Obsługa indoor (przewy, lunche)
    3. Obsługa outdoor (festyn na zewnątrz)
  4. noclegi - liczba miejsc w akademiku ASP, akademiku Nr 6 UG, Old Town Hostel, Baltic Hostel, Hostelu przy Targu Rybnym i Bursie Gdańskiej przy ul. Lastadia, ceny we wszystkich hotelach, hostelach i akademikach o ile nie podano, wstępne rezerwacje miejsc
  5. zorganizowanie środków łączności dla komitetu organizacyjnego do wykorzystania służbowego w czasie konferencji

Program wolontariuszy

  1. dokładne określenie ilości wolontariuszy i zakresu ich obowiązków, łącznie z wymaganiami wobec nich i sposobem rozliczenia, dołączenie zaświadczeń dla wolontariuszy do puli materiałów drukowanych, do sprawdzenia harcerze, PFEE, gdański klub wolontariatu, inne organizacje

Organizacja miejsca konferencji

  1. Filharmonia Bałtycka, Muzeum Morskie, Hotel Królewski - dokładna cena, szczegóły rezerwacji, od kiedy można zacząć pracę w środku, dokładne wstępne rozplanowanie pomieszczeń i stref
  2. rozplanowanie recepcji i całodobowego centrum dowodzenia w czasie konferencji
  3. infrastruktura - doprowadzenie porządnej sieci do całości Ołowianki, sieć bezprzewodowa w miejscu konferencji, przyłącze elektryczne dla uczestników, nagłośnienie, ekrany, projektory, odtwarzacze, stoły, krzesła, kioski sieciowe (pod GNU/Linuksem), sprzęt do tłumaczenia symultanicznego, przygotowanie listy firm
  4. "kampus sieciowy" na Ołowiance lub Sołdku - ustalić warunki, cenę, usieciowić
  5. organizacja biura konferencji, sprzęt, łącze komputerowe, komunikacja
  6. obsługa i organizacja emergency phone
  7. koordynacja obsługi medycznej w czasie konferencji
  8. organizacja transmisji internetowych z konferencji
  9. nagrywanie audio i wideo wszystkich wydarzeń konferencyjnych, publikacja i rozpropagowanie tych materiałów w sieci

Bezpieczeństwo

  1. kontakt z PCK
  2. osoba odpowiedzialna za stały kontakt z miastem i służbami oraz wojewodą; ustalenie, czego dokładnie chcielibyśmy od miasta
  3. wybór firmy ochroniarskiej, kosztorys, zakres obowiązków
  4. kontakt ze Strażą Miejską i Policją, czy ktoś od nich będzie na miejscu podczas Wikimanii a zwłaszcza podczas imprezy plenerowej
  5. status ochrony przeciwpożarowej we wszystkich miejscach, w których odbędzie się konferencja i miejscach noclegowych
  6. osoba odpowiedzialna za przegląd zagadnień z dziedziny ekologii

Imprezy główne i poboczne

  1. wstępne opracowanie programu imprez towarzyszących, w tym plenerowej, dla mieszkańców Gdańska, nawiązanie kontaktów z uczestnikami poprzednich edycji Wikimanii i zebranie opinii, dokładna lista imprez towarzyszących poprzednim edycjom
  2. organizacja Hacking Days
  3. przygotowanie i organizacja imprezy VIP (liczba uczestników)
  4. przygotowanie i organizacja drobnej gastronomii w czasie konferencji, automaty z napojami, drobne przekąski, naczynia, herbata i kawa
  5. kącik zabaw dla dzieci, organizacja i zatrudnienie osób odpowiedzialnych
  6. osoba odpowiedzialna za kontakty z uczelniami, w tym Interwiki Night Live
  7. opcjonalnie przygotowanie cyklicznych warsztatów Wikimedia dla szkół i uczelni Trójmiasta
  8. opcjonalnie most internetowy z Oksfordem i Amsterdamem

Obsługa uczestników

  1. przygotowanie ankiety dla uczestników, dotyczącej preferencji kulinarnych, wymagań zdrowotnych dotyczących diety, ewentualnie opieki medycznej i specjalnych wymagań
  2. ustalenie i monitorowanie cen przylotów i odlotów do Gdańska
  3. ustalenie i monitorowanie informacji o wizach
  4. ustalenie cen transportu w mieście, negocjacje z firmą taksówkową, karty miejskie/bilety komunikacji miejskiej dla uczestników, negocjacje w sprawie preferencyjnej ceny, bądź darmowego udostępnienia
  5. dokładna i aktualizowana lista punktów gastronomicznych o różnym standardzie, ustalenie cen przeciętnego posiłku
  6. dokładna i aktualizowana lista miejsc rozrywkowych, pubów z informacjami i specyfice tych miejsc
  7. lista miejsc i klubów gay-friendly i les-friendly
  8. lista atrakcyjnych wydarzeń miejskich w trakcie konferencji, tydzień przed- i po-
  9. profil klimatyczny Trójmiasta, prognozy pogody
  10. lista tłumaczy w Trójmieście wraz z cenami usług, zarówno tłumaczących materiały drukowane, jak i wykwalifikowanych w symultanie

Team prasowy - promocja

Media

  1. terminarz działań medialnych
  2. terminarz i kształt cyklicznych konferencji prasowych
  3. cykliczne komunikaty prasowe
  4. organizacja wywiadów prasowych, radiowych i telewizyjnych

Internet - wiki, serwisy społecznościowe

  1. ustalenie ostatecznej listy artykułów do poprawienia w projektach Wikimedia, ustalenie terminu i formy organizacji oraz osoby odpowiedzialnej
  2. opracowanie oficjalnej strony internetowej, teksty na stronę internetową wraz z koordynacją tłumaczeń
  3. fan-filmy na Youtube
  4. dokumentacja fotograficzna wszystkich miejsc związanych z konferencją oraz wszystkich atrakcji turystycznych Trójmiasta i okolic, włącznie z kąpieliskami

Materiały

  1. wybór firmy, która zajmie się kształtem graficznym wszystkich materiałów na konferencji oraz zaprojektuje pakiet uczestnika
  2. rozpisanie wszystkich drukowanych materiałów promocyjnych, języków, w jakich powstaną i szacunkowe ustalenie ilości
  3. dokładny zakres i ceny wszystkich materiałów drukowanych na miejscu (plakaty, drogowskazy)
  4. teksty do wszystkich materiałów informacyjnych i promocyjnych
  5. tłumaczenia tych tekstów
  6. krótki film promocyjny, koncepcja i sposób realizacji, wstępne negocjacje z mediami w celu emisji, wybór firmy/realizatora
  7. niestandardowe pomysły na promocję (np. zeppelin) z kosztorysem
  8. organizacja konkursów na znaki graficzne i maskotkę konferencji (ustalić z Fundacją, czy oficjalne logo jest wymagane)
  9. opracowanie i tłumaczenie praktycznego poradnika dla uczestników z mapkami, opisami odmienności kulturowych, ostrzeżeniami itp.
  10. koncepcja i kosztorys gadżetów konferencyjnych

Archiwizacja

  1. wyznaczenie oficjalnych fotografów do zrobienia dokumentacji fotograficznej na wolnej licencji z przebiegu Wikimanii 2010
  2. wyznaczenie oficjalnych kamerzystów do zrobienia dokumentacji filmowej na wolnej licencji z przebiegu Wikimanii 2010

Rada programowa

  1. skład rady programowej, ustalenie kształtu i zakresu obowiązków, opracowanie programów tematycznych i liczby wystąpień, paneli, wykładów, prezentacji i warsztatów, formularz zgłoszeniowy wraz z tłumaczeniem, obsługa i wybór polskich wykładowców
  2. zebranie i tłumaczenie abstraktów
  3. goście specjalni
  4. program stypendialny z kosztorysem i orientacyjną liczbą uczestników
  5. osoba odpowiedzialna za kontakty z Fundacją, ustalenie gorącej linii
  6. organizacja roboczych spotkań z udziałem pracowników Fundacji, wstępny terminarz

Finanse, sponsoring, obsługa prawna

Sponsorzy, partnerzy

  1. reorganizacja i aktualizacja budżetu
  2. aktualizowana lista potencjalnych sponsorów i patronów instytucjonalnych i medialnych
  3. listy do sponsorów
  4. przygotowanie treści listu intencyjnego (umowy)
  5. ustalenie dokładnego zakresu wzajemnych zobowiązań i ich poziomów
  6. współpraca z organizacjami i mediami promującymi wolną kulturę, edukację i wolne oprogramowanie, organizacja imprezy z udziałem artystów wspierających wolną kulturę (np. koncertu); kontakty z FSF i Cannonical

Biuro

  1. obsługa prawna
  2. wynagrodzenia i ich obsługa
  3. księgowość i prowadzenie rachunków, obsługa konta
  4. prowadzenie sekretariatu
  5. kwestie ubezpieczenia imprezy
  6. zezwolenia na organizację imprezy masowej
  7. zwolnienie z ciszy nocnej jeżeli będziemy organizować wieczorną imprezę na parkingu na Ołowiance
  8. ustalenie ewentualnej opłaty konferencyjnej
Źródło „http://www.wikimania2010.pl/wiki/ToDo”